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淺談基層工作中OA系統文書檔案整理的技巧

點擊次數:463 發布時間:2019-12-27 來源: 河北石青高速公路有限公司


    什么叫文書檔案?先來說說它的定義:就是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。在我們基層工作中,涉及較多的就是請示、報告、批復、通知、信函、會議記錄以及計劃總結。基層工作中的文書檔案是構建整個文書檔案系統的基石,就我們公司來說,每個部門文書檔案的收集和整理,將直接影響公司檔案管理水平。
    檔案整理是繁瑣的工作,如何化繁為簡就需要我們善于總結,理清思路,從工作中找經驗,再把經驗運用于工作。下面就談談我對基層工作中OA系統文書檔案整理工作技巧的一些淺顯認識。
    首先要拿捏好打印時間間隔。公司OA系統的應用方便了文件下發,大大縮短了公文流轉的時間,但是電子文件就需要我們兼職檔案員及時進行打印。實踐告訴我最好是每半個月打印一次,最長不能超過一個月。這樣既不會影響日常工作效率,也不會積攢過多文件。
    其次要充分利用好《文件交接目錄》。《交接目錄》原本的作用是在基層向上級交付檔案時的交接依據,但在我們基層工作中,可以作為打印記錄使用。因為我們的文件打印是一個持續的過程,每次打印到下次打印的時間間隔很長,僅靠記憶很可能出現錯誤,即使記憶不出錯,也需要在下次打印時拿出相當的時間進行核對文件,找出銜接點。如果在打印文件時,每打印一個文件,就在《交接目錄》上進行一個記錄,那么當下次開始打印時,這個記錄將一目了然的提示我們從哪里開始進行。而且可以在目錄最后加一欄備注,將打印時遇到的問題填寫在里面,比如缺少附件、回執、辦理結果等等,同時在對應的問題文件上貼好便利貼進行標記,這樣會為進行下一步的補充整理節省時間和精力。
    再次是打印時要分欄目進行。我們需要打印的內容分為 “OA系統公司收文”“OA系統情況報告”“交換系統公司發文”三部分。因為我們的打印是有間隔的,而情況報告和公司收文的流水號是不連續的,拿稽查部的文件舉例,請大家注意看下圖中的流水號和來文日期兩項:
 


    一個部門同樣是12月13日的來文,情況報告的流水號是1118,而公司來文的流水號是2897。如果打印時不分欄目,直接在“公司收文—2019”中搜索的話,最新的情況報告會隨著流水號排在了后面,如上圖12月13日的情況報告排在了5月20日的公司來文后面,這樣就很可能造成情況報告漏打。所以,打印時一定要分別搜索,才能確保萬無一失。
    最后要注意及時上傳辦理結果并存檔。辦理結果是公司來文中的重要組成部分,兼職檔案員要及時將辦理結果上傳回OA系統,并整理入對應文檔,才能形成完整的閉合的環。這就需要我們在及時打印的基礎上,積極聯系辦理人員,及時將辦理結果文件搜集起來,如果時間過長就可能造成遺失。
以上是我對基層工作中OA系統文書檔案整理工作總結的一些技巧,也可以說是一些需要注意的問題,這些僅僅是很小的一部分,檔案整理工作要想做好,還需要我們大家不斷的摸索和探討。


稽查部  劉佳

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